Khiếu nại và kháng nghị

COMPLAINTS & APPEALS POLICY
Chính sách khiếu nại và kháng nghị
 
1. Nguyên tắc chung

Tạp chí Khoa học Y Dược Đà Nẵng (DJMP) cam kết xử lý các khiếu nại và kháng nghị liên quan đến quá trình tiếp nhận, phản biện, biên tập và xuất bản một cách công bằng, minh bạch, khách quan, bảo mật và không phân biệt đối xử.

Việc gửi khiếu nại hoặc kháng nghị hợp lệ không được gây ảnh hưởng bất lợi đến quyền lợi chính đáng của tác giả, phản biện viên hoặc các bên liên quan.

Khiếu nại: Phản ánh về quy trình, hành vi, chậm trễ, giao tiếp, đạo đức, xung đột lợi ích hoặc các vấn đề liên quan đến hoạt động của Tạp chí.
Kháng nghị: Yêu cầu Tạp chí xem xét lại một quyết định biên tập đối với bản thảo hoặc bài báo.
2. Phạm vi khiếu nại
• Quá trình nộp và xử lý bản thảo;
• Thời gian xử lý kéo dài bất thường;
• Giao tiếp giữa tác giả và tạp chí;
• Hành vi của biên tập viên hoặc phản biện viên;
• Bảo mật;
• Xung đột lợi ích;
• Phản biện không phù hợp hoặc thiếu tính xây dựng;
• Vấn đề đạo đức xuất bản;
• Việc áp dụng chính sách của DJMP;
• Vấn đề sau xuất bản.

Các phản ánh đơn thuần không có căn cứ hoặc mang tính xúc phạm, đe dọa, quấy rối hoặc công kích cá nhân có thể không được xem xét.

3. Phạm vi kháng nghị

Tác giả có thể kháng nghị đối với các quyết định như:

• Từ chối ở giai đoạn sàng lọc ban đầu;
• Yêu cầu sửa chữa lớn;
• Từ chối sau phản biện;
• Quyết định liên quan đến đạo đức hoặc liêm chính;
• Quyết định sau xuất bản.

Kháng nghị phải dựa trên lập luận khoa học, thông tin thực tế hoặc bằng chứng cho thấy có thể đã xảy ra sai sót đáng kể trong quá trình đánh giá hoặc ra quyết định.

Việc tác giả không đồng ý với nhận xét của phản biện viên hoặc không đồng ý với quyết định biên tập không tự động là cơ sở đủ để kháng nghị.

4. Nội dung cần có khi gửi khiếu nại hoặc kháng nghị
• Họ tên và thông tin liên hệ;
• Mã bản thảo, nếu có;
• Tên bài báo;
• Nội dung khiếu nại hoặc quyết định được kháng nghị;
• Giải thích cụ thể và có cấu trúc;
• Bằng chứng hoặc tài liệu hỗ trợ, nếu có;
• Kết quả hoặc biện pháp xử lý được đề nghị, nếu phù hợp.

Đối với kháng nghị quyết định khoa học, tác giả nên phản hồi cụ thể các vấn đề dẫn đến quyết định trước đó.

5. Kênh tiếp nhận

Khiếu nại và kháng nghị nên được gửi qua các kênh liên hệ chính thức của DJMP.

Nếu vấn đề liên quan trực tiếp đến một biên tập viên cụ thể, khiếu nại phải được chuyển cho người có thẩm quyền khác không có xung đột lợi ích.

DJMP không khuyến nghị sử dụng mạng xã hội hoặc trao đổi công khai thay cho kênh khiếu nại chính thức.

6. Nguyên tắc xử lý
• Ghi nhận và xem xét nghiêm túc;
• Bảo đảm tính bảo mật phù hợp;
• Tránh xung đột lợi ích;
• Tạo điều kiện để các bên liên quan giải trình;
• Xem xét hồ sơ, bằng chứng và quy trình đã thực hiện;
• Không để người bị khiếu nại là người duy nhất quyết định kết quả;
• Lưu giữ hồ sơ xử lý khi cần thiết.
7. Xử lý kháng nghị quyết định biên tập

Khi một kháng nghị đối với quyết định biên tập được tiếp nhận, DJMP có thể:

• Xem xét lại hồ sơ bản thảo;
• Xem xét các báo cáo phản biện;
• Yêu cầu biên tập viên trước đó giải trình;
• Xin ý kiến một biên tập viên độc lập;
• Mời thêm chuyên gia hoặc phản biện viên khi cần thiết.

Việc kháng nghị không tự động làm thay đổi quyết định ban đầu và không bảo đảm bản thảo sẽ được gửi để phản biện lại hoặc chấp nhận xuất bản.

8. Tính độc lập trong xem xét

Người xử lý kháng nghị nên, khi có thể, không phải là người duy nhất đã đưa ra quyết định đang bị kháng nghị.

Nếu kháng nghị liên quan đến Tổng Biên tập, thành viên Ban Biên tập hoặc người có thẩm quyền trực tiếp, vụ việc cần được chuyển cho một cá nhân hoặc nhóm độc lập, phù hợp với cơ cấu quản trị của DJMP.

Người có xung đột lợi ích phải rút khỏi việc xem xét vụ việc.

9. Khiếu nại liên quan đến phản biện viên

Nếu tác giả khiếu nại về nhận xét phản biện, DJMP sẽ xem xét liệu nhận xét đó có:

• Mang tính khoa học và liên quan;
• Vi phạm bảo mật;
• Chứa nội dung xúc phạm hoặc phân biệt đối xử;
• Có dấu hiệu xung đột lợi ích;
• Có dấu hiệu vi phạm đạo đức phản biện.

Không phải mọi khác biệt chuyên môn giữa tác giả và phản biện viên đều được xem là sai phạm.

10. Khiếu nại liên quan đến đạo đức hoặc sai phạm

Các khiếu nại liên quan đến:

• Đạo văn;
• Giả mạo hoặc làm sai lệch dữ liệu;
• Quyền tác giả;
• Xung đột lợi ích;
• Vi phạm đạo đức nghiên cứu;
• Thao túng phản biện;
• Các vấn đề nghiêm trọng khác về liêm chính.

Các trường hợp này có thể được chuyển sang xử lý theo Chính sách đạo đức xuất bản và Chính sách sai phạm nghiên cứu và xuất bản của DJMP.

11. Thời gian xử lý
• Xác nhận đã nhận khiếu nại hoặc kháng nghị trong thời gian hợp lý;
• Thông báo nếu cần thêm thông tin;
• Xử lý vụ việc sớm nhất có thể, tùy theo mức độ phức tạp.

Những vụ việc liên quan đến điều tra đạo đức, tổ chức bên ngoài hoặc nhiều bên liên quan có thể cần thời gian dài hơn.

12. Kết quả xử lý

Sau khi xem xét, DJMP có thể:

• Giữ nguyên quyết định ban đầu;
• Sửa đổi quyết định;
• Yêu cầu đánh giá bổ sung;
• Thay đổi biên tập viên hoặc phản biện viên;
• Yêu cầu sửa chữa quy trình;
• Thực hiện biện pháp sau xuất bản;
• Áp dụng các biện pháp phù hợp khác.

Kết quả nên được thông báo cho người gửi, kèm theo giải thích phù hợp.

13. Kháng nghị nhiều lần

Thông thường, DJMP chỉ xem xét một kháng nghị có cơ sở đối với cùng một quyết định, trừ khi xuất hiện bằng chứng mới quan trọng.

Việc liên tục gửi lại cùng một nội dung mà không có thông tin mới có thể sẽ không được xem xét thêm.

14. Bảo mật và bảo vệ người phản ánh

DJMP cố gắng bảo vệ thông tin cá nhân của người khiếu nại trong phạm vi hợp lý và phù hợp với việc xác minh vụ việc.

DJMP không chấp nhận hành vi trả đũa đối với cá nhân đã đưa ra phản ánh thiện chí về vấn đề đạo đức hoặc liêm chính.